Silakan bagi yang ingin
Rancangan Bahan Ajar
Prosedur Pengeperasian alat Komunikasi
1.
Alat Komunikasi adalah suatu
media atau alat Bantu untuuk menunjang kelancaran komunikasi. Sedangkan
komunikasi itu sendiri sudah berkembang dengan pesatnya sesuai dengan
perkembangan jaman.
2.
Alat komunikasi itu sendiri
dapat dibedakan menjadi 2 bagian besar yaitu :
b.
media komunikasi berdasarkan
alat yang digunakan : Audio, visual, audio visual
c.
media komunikasi berdasarkan sasarannya
1.
Prosedur Pengoperasian alat
Komunikasi yang terdiri dari :
i.
memanggil ekstensi
ii.
menelepon keluar : speed
dialing, manual, rapid dialing (on touch dialing).
2.
Tombol –
tombol pada pesawat telephone
i.
Pada telephone Panasonic Model
KX-38030 memiliki fasilitas-fasilitas sebagai berikut :
1.
FWD / DND (tombol call forwarding/do not
disturb) : berfungsi untuk memindahkan panggilan ke ekstensi lain.
2.
Konferensi : Memanggil sekaligus berbicara
pada dua / tiga orang
3.
Papan nomor telephone : Menulis nomor telephone
agar mudah mengingatnya.
4.
SNR (saved number redial button) : mengulang kembali nomor telephone yang
telah disimpan di SNR
5.
LNR (Last number redial) memutar kembali nomr yang terakhir kita tuju.
6.
Flash : Mendapatkan pilihan nada
7.
Hold : Menunda pembicaraan tanpa menutup
telephone atan dapat juga menghubungkan antara penelphone satu dengan
penelephone yang lain.
8.
Speakerphone : Mendengarkan lawan bicara tanpa
mengangkat gagang telephone.
9.
Pause : Menghentikan pembicaraan sementara
dalam telephone.
10. Transfer : Memindahkan
panggilan dan menghapus program
11. LCD (Layar tampilan) :
Menampilkan layer yang berisi nomor telephone yang dipanggil, hari tanggal,
bulan tahun dan lain-lain.
12. Kartu nomor telephone :
berfungsi untuk menuliskan nomor-nomor lain.
13. Pengatur speaker : Untuk mengatur tinggi rendahnya suara.
14. Auto / memory : Memanggil
nomor telephone yang telah deprogram.
15. Co line : berfungsi jika
ingin menelephone secara manual.
16. Auto answer : Mesin penjawab
otomatis.
17. Intercom : Tombol ini akan
menyala jika ada hubungan telephone antara ekstensi satu dengan ekstensi yang
lain.
3.
Prosedur Penanganan Informasi
secara lengkap dan akurat.
Untuk dapat meneruskan kepada yang kompeten atau yang dituju maka
seorang operator ketika menerima telepon harus menyiapkan alat tulis dan LPT
(Lembar Pesan Telepon). Apabila penelepon membuat janji temu dengan yang
kompeten maka operator harus mencatat :
1.
tanggal dan waktu menelephone
2.
identitas penelepone
3.
tanggal dan waktu perjanjian
4.
yang dituju penelepone
5.
masalah yang akan dibicarakan
6.
tempat janji temu.
4.
Menerima Informasi secara
Akurat dan lengkap.
1.
Prinsip-prinsip mendengarkan
i.
Prinsip motivasi
ii.
Prinsip perhatian
iii.
Prinsip ulangan
2.
Cara-cara mendengarkan.
i.
Kesiapan mendengar
ii.
Kepandaian menangkap
pembicaraan
iii.
Kemampuan mencatat dan mendengarkan
iv.
Berpartisipasi dalam proses
berbicara dan mendengar.
5.
Etika dan etiket berkomunikasi
1.
Pengertian Komunikasi
2.
Etika Komunikasi
3.
Etiket Komunikasi
6.
Menjawab panggilan telephone
sesuai dengan etika dan etiket bertelepone.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam etika berkomunikasi
melalui telepon, yaitu intonasi nada, kecepatan berbicara dan pengucapan
bahasa, kecepatan berbicara, dan pengucapan bahasa.
|
ETIKA
BERTELEPON
|
|
|
Melakukan
Panggilan
|
Menerima
Panggilan
|
|
1. Tekan nomor telepon yang dituju dan pastikan
dengan benar.
2. Apabila sudah tersambung, maka ucapkan salam.
3. Sampaikan tujuan anda menelepon dengan
menggunakan bahasa yang baik dan benar dengan kalimat yang jelas dan mudah
diapahami.
4. Atur suara jangan terlalu keras dan terlalu
peran.
5. Letakkan gagang telepon + 3 cm dari
mulut anda.
6. Perhatikan intonasi suara.
7. Jika telah selesai, ucapkan kembali salam.
|
1. Bila ada masuk jangan dibiarkan lama berdering.
2. Ucapkan salam, kemudian sebutkan nama anda.
3. Jangan berbicara keras dan jangan pula terlalu
pelan.
4. Tanyakan apa yang dapat anda Bantu.
5. Jika penelepone ingin berbicara dengan kerabat
atau atasan anda maka segera hubungi
orang tersebut.
6. Apa orang tersebut tidak ada maka tanyakan
apakah ada pesan yang ingin dsampaikan.
7. Setelah selesai ucapkan salam dan terima kasih.
8. Setelah itu sampaikan pesan kepada yang dituju
dengan tepat dan benar.
|
7.
Menjawab panggilan telepon
dengan cepat dan tanggap.
Ada bebearapa cara yang dapat dilakukan apabila kita menjawab atau menerima telepon masuk diantaranya :
1.
Jangan biarkan telepon
berdering lebih dari tiga kali
2.
Angkat telepon dengan tangan
kiri
3.
Tangan kanan mengambil alat
utlis untuk mencatat
4.
Hiandari mengatakan dengan
kalimat “Hallo”
5.
Memberi salam sebutkan nama
anda dan nama perusahaan anda.
6.
Dll.
ii.
Menggunakan catatan daftar
nomor telepon pelanggan
Untuk mengetahui nomor telepon pelanggan dapat diketahui melalui :
1.
Surat pesanan
pelanggan
2.
Pesanan melalui telepon]
3.
Pesanan melalui fax
4.
Pesananan melalui e-mail
5.
Pesanan melalui alat komunikasi
lainnya
6.
Dafatar nasabah dari bank
(melalui kerjasama)
7.
Lembaga marketing yang menyusun
daftar pelanggan
8.
Surat pesanan
pelanggan
9.
Buku telepon
iii.
Prosedur Pemeliharaan pesawat
telephone
1.
Bersihkan pesat telepon dengan
menggunakan alat yang sesuai.
2.
Letakkan gagang telepon dengan
benar
3.
Sediakan kartu perawatan atau
kartu perbaikan
4.
Lakukan pemeriksaan kabel
penyambung
5.
Jika telepon mati hubungi ke
bagaian teknisi perusahaan
6.
Jika tidak bisa digunakan lagi
maka hubungi petugas telekomunikasi terdekat.
iv.
Melaporkan kerusakan telepon kepada pihak
yang berwenang.
Tahapannya adalah sebagai berikut :
1.
Operator telepon melaporkan
kepada teknisi secara tertulis dengan contoh format sebagai berikut :
|
2. Teknisi
Teknisi
melaporkan lagi kepada pimpinan secara tertulis dan lisan serta melampirkan
Kartu Perawatan Peralatan. Apabila kerusakan termasuk pada kerusakan non local
maka teknisi harus membuat laporan kerusakan
pada dinas telekomunikasi dengan contoh sebagai berikut
|
3.
Pimpinan
4.
Bagian Keuangan
5.
Bagian sarana dan prasarana
v.
Sikap-siakp yang diperlukan
dalam mengoperasikan alat komunikasi. Berikut ini adalah sikap sikap yang
diperlukan dalam mengoperasikan alat komunikasi yaitu :
a.
Cermat
b.
Teliti
c.
Sopat
d.
Tepat azas
vi.
E-mail
1.Membuat e-mail
2.Menggunakan e-mail untuk pesanan barang.
1. RANCANGAN MEDIA PEMBELAJARAN
1. Gambar Telephone PABX
Diskripsi : Gambaran dari tombol-tombol mesin Telephone PABX
Penggunaannya :
Untuk menunjukkan keguanaan dari masing-masing tombol dari mesin Komunikasi.
2. Gambar HP
Diskripsi : HP yang digunakan adalah HP dari masing-masing siswa
Penggunaanya :
Untuk Menelephone, sharing data melalui bluetoth dan lain-lain
2. PC Komputer :
Diskripsi : Peralatan komputer yang ada di Lab atau Laptop dari
masing-masing anak.
Penggunaannya :
Membuat e-mail untuk memudahkan komunikasi bisnis.
3. LPT
Diskripsi : LPT Lembar Penerimaan Telephone
Penggunaannya :
Untuk Mengisi Pnerimaan Telephone yang akan disampaikan pada orang yang
bersangkutan.
3. Lembar Kegiatan Siswa (LKS)
a. Setiap Siswa harus membuat LPT sesuai
dengan contoh Format.
b. Skenario Cerita
PT. BHAKTI NEGRI adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang Industri
Garmen yang berkedudukan di Jalan A. Yani No. 47 RT 20 Kelurahan Karang Rejo
Balikpapan. Dengan direkturnya bernama : Ir. Agus Salim. Operator : (siswa yang
melakukan kegiatan praktik). Nomor Telephone Kantor : 0542-419392. HP.
081347382064
PT. KAIN INDAH adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang Industri
Kain yang berkedudukan di Jalan Juanda No. 15. RT 25 Kelurahan Air Putih
Samarinda dengan direkturnya bernama : Ambran, Oeprator ; (siswa yang melakukan
kegiatan Praktik). Nomor Telephone Kantor : 0541-270073 HP. Direktur :
08134567890
Skenario I :
Pukul 11.00 Pak Ambran menelpon Kantor PT Bhakti Negri ingin berbicara
dengan Pak Agus karena urusan Bisnis namun pak Agus ternyata tidak berada
ditempat karena makan siang. Akhirnya Pak Ambran memutuskan untuk meminta
operator menghubungi Pak Ambran jika pak agus telah sampai di Kantor.
Skenario II:
Pukul 11.00 Pak Ambran menelpon Kantor PT Bhakti Negri ingin berbicara
dengan Pak Agus untuk urusan bisnis namun pak Agus ternyata tidak berada
ditempat karena makan siang. Akhirnya Pak Ambran memutuskan untuk meminta
operator agar pak Agus untuk menemui beliau di Hotel Sagita pukul 20.00 di
ruang Maharani.
Kegiatan Bermain peran.
Dua orang murid berbicara lewat telephone yang satu sebagai direktur yang
satu sebagai operator. Seorang Operator mencatat panggilan lewat telephone
dalam LPT (Lembar Pengisian Telephone).
Jika perannya sebagai seorang direktur ; berperanlah anda benar-benar
sebagai direktur jika sebagai operator maka berperanlah anda sebagai operator
yang harus mencatat detil setiap informasi dalam LPT jika belum jelas tanyakan
dan ulangi. Karena Informasi ini sangat berharga bagi perusahaan anda.
Masing-masing Kelompok membuat skenario cerita masing-masing dan bergantian
memainkan peran.
c. Lembar Penilaian / Assesment
a. Kisi – kisi Soal
Mata Pelajaran :
Produktif Pemasaran
Kelas / Semester :
XII / 1
Standar Kompetensi : Mempersiapkan dan
mengoperasikan Peralatan Transaksi di Lokasi Penjualan
Kompetensi Dasar : Mengoperasikan Peralatan
Komunikasi
|
NO
|
Indikator
|
Jumlah Soal Tulis
|
Soal Lisan / Unjuk Kerja
|
|
|
Uraian
|
Pilihan
|
|||
|
1.
2.
3.
4.
5.
6.
|
Prosedur
pengoperasian alat komunikasi.
Fungsi
Tombol-tombol pada pesawat telephone.
Prosedur
Penangangan Informasi
Etika dan
Etiket dalam berkomunikasi.
Penggunaan
Nomor telephone pelanggan
Prosedur Pemeliharaan
Pesawat telephone
|
1
1
1
1
1
|
|
1
|
|
|
|
|
|
|
Butir Soal :
1.
Meliputi hal apa saja etiket hubungan perusahaan dengan karyawan ?
2.
Bagaimana melakukan panggilan keluar dengan
cara speed dialing!
3.
Apa yang anda ketahui tentang tombol LNR, Flash,
Hold dan kartu memory ?
4.
Sebutkan apa
saja yang harus dicatat jika penelepon membuat janji
temu dengan yang kompeten
5.
Bagaimana cara mencatat pesan pembicaraan?
6.
Bagaimana prosedur pemeliharaan telepon dan
pelaporan kerusakan telepon?
|
No Saol
|
Jawaban
|
Panduan Skor
|
|
1.
|
·
Etiket hubungan perusahaan dengan
karyawan meliputi,:
Jumlah
|
0,25
0,25
0,25
0,25
0,25
0,25
1,5
|
|
2.
|
·
Melakukan panggilan dengan cara speed
dialing, dengan cara:
a.
gagang telepon diangkat, atau
dengan cara menekan tombol peaker phone;
b.
setelah itu
tekan tombol auto memory;
c.
kemudian tekan kode telepon yang dituju;
d.
setelah tersambung baru lakukan pembicaraan;
e.
setelah pembicaraan selesai, letakkan
gagang telepon atau tekan tombol speaker phone.
Jumlah
|
0.5
0,25
0,25
0,25
0,25
1,5
|
|
3.
|
·
Tombol-tombol telepon dengan fungsinya.
a.
Tombol
LNR {Last Number Redial), tombol ini berfungsi untuk memutar kembali
nomor terakhir yang
kita tuju.
b.
Tombol Flash, tombol ini berfungsi untuk
mendapatkan pilihan nada.
c.
Tombol Hold, tombol ini berfungsi untuk menunda
pembicaraan tanpa menutup telepon atau memutuskan hubungan. Bisa juga
digunakan untuk menghubungkan antara penelpon yang satu dengan yang lain.
d.
Kartu memory, tombol ini
berfungsi untuk mencatat nomor telepon yang telah disimpan dalam speed
dialing.
Jumlah
|
0,5
0,5
0,5
0,5
2,0
|
|
4.
|
·
Yang perlu
dicatat jika tamu janji temu adalah :
a.
tanggal dan waktu menelephone
b.
identitas penelepone
c.
tanggal dan waktu perjanjian
d.
yang dituju penelepone
e.
masalah yang akan dibicarakan
f.
tempat janji temu
Jumlah
|
0,25
0,25
0,25
0,25
0,25
0,25
1,5
|
|
5.
|
·
Mencatat pembicaraan dapat dilakukan dengan cara:
a.
mencatat semua pembicaraan,
b.
Mencatat pokok pembicaraan, dan
c.
menyingkat kalimat.
Jumlah
|
0,5
0,5
0,5
1,5
|
|
6.
|
·
Prosedur perawatan telepon dan
pelaporan kerusakan telepon meliputi hal-hal sebagai berikut. :
a.
Bersihkan pesawat telepon setiap
hari dengan menggunakan pengelapnya
b.
Letakkan gagang telepon dengan
benar sehingga jika ada telepon yang masuk dapat diketahui.
c.
Sediakan kartu perawatan atau
perbaikan.
d.
Lakukan pemeriksaan kabel
penyambung telepon ke sentral /kotak telepon.
e.
Jika telepon mati atau ada kerusakan hubungi bagian
teknisi peralatan di perusahaan.
f.
Teknisi perusahaan setelah mencoba memperbaikinya dan
tidak diketahui solusinya, maka segera
hubungi petugas telekomunikasi terdekat.
Jumlah
|
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
2,0
|
|
|
Jumlah skor
akhir
|
10
|
Soal Unjuk
Kerja.
Guru sebagai penelpon dan siswa sebagai operator dengan
penilaian
1. Instrumen
Penilaian skill
|
No.
|
Aspek
ketrampilan yang dinilai
|
SKOR
|
|
1
|
Etika
dalam menjawab Telephon
|
1 2
3 4 5
|
|
2.
|
Kejelasan
Menjawab Telepon
|
1 2
3 4 5
|
|
3.
|
Kejelasan
dalam memberikan informasi
|
1 2
3 4 5
|
|
4.
|
Etika
mengulang dan mencatat informasi
|
1 2
3 4 5
|
|
5.
|
Ketepatan
dalam menulis dalam LPT
|
1 2
3 4 5
|
Keterangan :
1.
KURANG SEKALI
2.
KURANG
3.
CUKUP
4.
BAIK
5.
BAIK SEKALI
Tidak ada komentar:
Posting Komentar